J-1 avant l’entrée en vigueur du Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR en anglais).

L’occasion pour nous de diffuser le troisième volet de notre série d’articles sur le sujet.

Si vous les avez manqués, voici les deux premiers articles de la série :

 

Dans ces deux premiers articles, je suis revenu avec vous sur ce qu’est réellement le RGPD au travers d’un 5Q (Quoi, Qui, Que faire, Quand, Quelles sanctions), ce qu’il implique pour votre entreprise dans un premier temps, et sur la manière de procéder pour rendre vos formulaires de collectes d’e-mails conformes.

De quoi vous donner pas mal de pistes de réflexion, d’infos, mais aussi de pain sur la planche.

Reste une dernière question cruciale que je n’ai pas encore abordée : que faire de vos listes actuelles, notamment si vous n’avez aucune trace de consentement pour démontrer que vos abonnés vous ont bien donné leur accord par le passé pour recevoir vos e-mails ?

En effet, le RGPD ne s’applique pas seulement aux futurs abonnés que vous allez générer, mais également à ceux déjà présents dans votre ou vos liste(s).

Autrement dit, et pour faire plus simple : comment requalifier vos listes de contacts déjà existantes ?

 

Plus simple encore : que faire pour pouvoir continuer à envoyer des e-mails à vos contacts ?

Ça vous intéresse ? Ça tombe bien on vous explique tout dans notre article du jour.

 

Au programme de cet article :

#1 : Rédiger / modifier votre Politique de confidentialité
#2 : Qu’est-ce qu’une campagne de requalification ?
#3 : Quand mener une campagne de requalification de votre liste d’e-mails ?
#4 : Comment mener / construire une campagne de requalification ?

 

 

 

#1 : Rédiger / modifier votre Politique de Confidentialité

 

« Mise à jour de notre Politique de Confidentialité » , « We’re updating our Privacy Policy » …

Ces objets d’e-mail vous disent quelque chose ? Vous avez sûrement déjà dû en recevoir des dizaines (des centaines dans mon cas), mais y avez-vous vraiment prêté attention ?

 

Bon, je ne dis pas que les autres étapes le sont, mais pour le coup, c’est clairement la moins funky ! Pourtant, c’est probablement la toute première chose à faire pour vous pour être en conformité avec le RGPD.

Si vous avez lu notre deuxième article (disponible ici), vous savez que dans vos formulaires d’inscription, vous êtes désormais (ou en tout cas vous le serez à partir de demain, 25 mai 2018) tenus légalement d’ajouter un lien vers votre Politique de Confidentialité.

Or, la plupart des entreprises n’ont en général, au mieux, qu’une page de Mentions Légales.

Ce lien ne doit donc plus rediriger vers une section de vos « Mentions Légales », mais bel et bien vers une page dédiée à votre Politique de confidentialité.

Plutôt que d’écrire 1000 lignes sur le sujet, je vous propose de vous inspirer de la page « Politique de Confidentialité » de Brandie, que vous pouvez retrouver en cliquant ci-dessous :

Important : si vous travaillez pour une grande entreprise et que vous êtes en charge des questions relatives au RGPD, je vous conseille de faire appel à un service juridique pour la rédaction de votre politique de confidentialité.

Si vous avez déjà obtenu le consentement des abonnés à votre liste d’e-mails, il vous suffit d’envoyer un simple e-mail de mise à jour de votre Politique de Confidentialité, comme ceux dont je parlais au début de ce point.

Si en revanche, vous n’avez pas obtenu le consentement de vos abonnés (ou que vous n’êtes en tout cas pas en mesure de le démontrer à la CNIL*), pour leur adresser vos e-mails la suite de l’article est pour vous.

 

 

 

#2 : Qu’est-ce qu’une campagne de requalification ?

 

Tout d’abord, gardez en tête qu’une campagne de requalification est LA méthode pour mettre à jour une liste de contacts.

Avant le RGPD, cette méthode était avant tout utilisée par les marketeurs afin de « nettoyer » une liste de contacts.

Plus simplement, cela permet de ré-engager des contacts qui n’ont pas ouvert vos e-mails depuis un bon moment, et de les « reclasser » dans une liste secondaire rassemblant vos contacts catégorisés comme inactifs.

Pourquoi ? Parce que le fait de séparer ces contacts inactifs du reste de votre liste permet de maintenir un certain niveau d’efficacité dans vos campagnes d’e-mail marketing.

Vous me suivez toujours ? Alors on continue.

Comme je vous le disais, ça, c’était avant le RGPD. Avec ce nouveau règlement, ces campagnes de requalification peuvent également vous permettre d’obtenir, ou plutôt de ré-obtenir le consentement de vos contacts, de manière à pouvoir le prouver en cas de contrôle de conformité RGPD.

 

 

 

#3 : Quand mener une campagne de requalification de votre liste d’e-mails ?

 

 

 

Il y a aujourd’hui trois cas de figure auxquels vous pouvez être confronté :

 

Cas de figure n°1

• Le consentement de vos contacts a été recueilli de manière claire, transparente et explicite via un formulaire en bonne et due forme, que ce soit sur votre site, votre blog, une landing page ou encore une campagne de publicités en ligne (exemple : les publicités « génération de prospects » de Facebook).

• Vous êtes en mesure d’apporter la preuve de ces consentements en cas de contrôle. Notez que si vos formulaires ont été bien conçus à la base et que vous utilisez un logiciel d’e-mail marketing digne de ce nom, vous devez être en mesure de retrouver sur celui-ci la date de ce consentement (d’opt-in) dans le détail de chacun de vos contacts.

Dans ce cas, inutile d’envoyer une campagne de requalification à vos contacts. Vous pouvez continuer à leur envoyer vos campagnes d’e-mail marketing comme vous le souhaitez, à condition bien sûr de ne pas perdre la trace / preuve du consentement initial.

 

 

Cas de figure n°2

 

• comme dans le cas de figure n°1, le consentement de vos contactsa été recueilli de manière claire, transparente et explicite, etc.
• en revanche, et contrairement au cas de figure n°1, vous ne disposez pas ou plus de la preuve de ce consentement initial.

 

Dans ce cas, vous devez impérativement (en tout cas je vous le conseille fortement) envoyer rapidement une campagne de requalification à vos contacts afin de ré-obtenir leur consentement dans le but de pouvoir le prouver.

 

 

Cas de figure n°3

 

• le consentement de vos contacts n’a pas été collecté de manière claire et explicite et vous n’êtes pas en mesure de le prouver.

  Exemple : si vous avez proposé un guide gratuit en téléchargement sur votre site et que vos contacts l’ont téléchargé sans aucune précision de votre part quant à leur inscription d’office à votre newsletter (+ d’infos sur les formulaires de collecte d’e-mail conformes au RGPD en cliquant ICI).

• ou alors ce consentement n’a pas été recueilli du tout : #JeRecupereLesAdressesDeMesContactsLinkedinPourEnvoyerMaNewsletter…

 

 

Dans ce cas, vous ne devez pas (ou encore une fois je ne vous le conseille pas) envoyer de campagne de requalification.
En effet, le but de ce type de campagne est ici de requalifier vos contacts qui vous ont déjà donné leur consentement explicite, même si vous n’êtes pas en mesure de le prouver.

Il ne s’agit en aucun cas d’obtenir ici le consentement de vos contacts pour la première fois parce que le RGPD entre en vigueur.

Dans la pratique (oui on le sait tous), de nombreuses entreprises se dirigent quand même vers le cas de figure n°3 pour diverses raisons, qui peuvent avoir du sens ou non.

C’est donc à vous ou à votre direction de prendre cette décision et de risquer ou non d’être attrapé par une autorité de contrôle par la suite.
Je ne suis pas là pour juger, seulement pour vous dire ce qui est conforme au RGPD et ce qui l’est moins, voire pas du tout.

Toutefois, si votre entreprise traite une grande quantité de données personnelles, je vous conseille de ne vraiment pas jouer avec le feu, on vous aura prévenu 😉

 

 

#4 : Comment mener / construire une campagne de requalification ?

 

 

Avant d’envoyer votre campagne de requalification (ou de re-consentement si vous préférez), je vous conseille de tout préparer à l’avance et de suivre quelques étapes.

Pour rappel, je vous conseille de suivre ces étapes et de n’envoyer vos campagnes de requalification que si vous êtes dans le cas de figure n°2 décrit dans le point #3 de cet article.

 

 

1/ nettoyez votre liste de contacts pour supprimer les adresses e-mails invalides

 

Bon, tant qu’on y est, comme vous allez sûrement perdre des contacts puisque tout le monde n‘ouvrira pas votre ou vos e-mails de requalification, et que même ceux qui ouvriront ce(s) mail(s) ne cliqueront pas forcément pour vous donner leur consentement (à moins que vous ayez des taux d’ouverture de vos campagnes d’e-mailing de 100%, et dans ce cas là je suis preneur de tout les tuyaux que vous pourriez me donner) , autant commencer à faire le ménage en amont.

En d’autres termes, nettoyez votre liste de contacts pour supprimer les adresses e-mails invalides.

Pour cela, et même si ce n’est pas efficace à 100%, il existe de nombreux outils, comme par exemple, entre autres :

 

• Email List Verify (+ d’infos)
• BriteVerify (+ d’infos)
• DataValidation (+ d’infos)
• Klemail (+ d’infos)
• CaptainVerify (+ d’infos)

 

 

2/ supprimez vos contacts complétement inactifs

 

À vous de juger au bout de combien de temps un contact qui n’ouvre plus vos e-mails peut être considéré comme inactif.

Personnellement, si un contact n’a pas ouvert mes e-mails des 6 ou 12 derniers mois, je considère qu’il n’est plus intéressé et je les supprime donc de mes listes.

Ou du moins, je les conservais dans des listes secondaires (cold list). Mais avec le RGPD, sans méchanceté aucune, ces contacts ne sont plus d’aucune utilité.

Pourquoi ne pas le garder ?

Tout simplement parce que plus il y a de contacts qui n’ouvrent pas vos e-mails, plus vos campagnes baissent en efficacité, mais plus votre taux de déliverabilité chute !

 

 

Qu’est-ce qui dit ??

 

 

 

En gros, le taux de déliverabilité est le taux (en %) de personnes qui vont réellement recevoir vos e-mails.
Plus vous avez de contacts qui n’ouvrent pas vos e-mails, plus ce taux baisse et moins vos contacts recevront vos e-mails (c’est au bon vouloir de votre outil d’e-mail marketing et des différents serveurs de messagerie comme Gmail, outlook, etc qui peuvent dans certains cas blacklister complétement vos e-mails, peu importe leur destinataire).

Ce qui veut dire que même ceux qui, parmi vos contacts veulent vraiment recevoir tous vos e-mails, ne les recevront même plus.

Voilà pourquoi ça ne sert à rien de les garder : #contreproductif

 

3/ envoyez votre campagne de requalification

 

Petit conseil : depuis le début, je parle de campagne de requalification. Ce qui ne veut pas dire que cette campagne ne doit contenir qu’un e-mail. En fonction de la taille de votre liste (mais aussi du résultat du premier e-mail envoyé), je vous conseille d’envoyer une série d’e-mails (trois e-mails par exemple) pour mener à bien votre campagne de requalification.

Bien sûr n’envoyez pas le même e-mail trois fois de suite, mais préparez une campagne de trois e-mails en changeant le contenu.

De plus, n’envoyez pas un simple e-mail demandant le consentement de vos contacts. Soyez un peu pédagogue. Rappelez-leur pourquoi ils reçoivent vos e-mails, mettez en avant la qualité des contenus proposés, puis demandez-leur si ils souhaitent toujours recevoir vos supers contenus.

Exemple de structure de l’e-mail :

 

 

Voici un exemple d’e-mails que j’ai reçu de la part de WPMarmite et que je trouve intéressant :

 

 

 

 

Des questions ? 

Nous réfléchissons actuellement à réaliser un guide PDF gratuit qui reprendra pour le moment nos trois articles sur le sujet. Si vous êtes intéressé.e par ce guide ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous le dire en commentaire sous l’article 😉

 

Besoin d’aide pour votre communication ?

N’hésitez pas à jeter un oeil à nos services sur Brandie.fr ou à nous contacter sur contact@brandie.fr