Réveil, douche, transport, pointer en arrivant au bureau, pointer en repartant du boulot, passer sa journée à répondre à des e-mails, louer des bureaux au dessus de ses moyens… Autant de rouages et de routines qui gouvernent notre manière de travailler depuis bien longtemps !
Heureusement, il existe aujourd’hui de nouvelles façons de travailler qui permettent de palier à certains de ces problèmes qui minent humeur et efficacité.
De nouvelles façons de travailler que nous essayons de mettre en place au quotidien chez Brandie, que ce soit pour notre agence au quotidien, mais également dans nos collaborations avec nos chers clients.
Dans cet article, je vais expliquer comment on s’organise chez Brandie pour collaborer tous ensemble (entre Montpellier et Paris) et les outils qu’on utilise.
Petites recommandations avant de lire l’article :
A/ Préparez-vous un bon café, ou un thé, ou un jus d’orange, ou un jus de tomate, enfin bref un truc que vous aimez.
B/ Installez-vous confortablement, ça va commencer 😉
C/ Coupez vos notifs, qu’on soit tranquille.
D/ La recommandation D.
Bureau, coworking et télétravail : entre Paris et Montpellier
Comme vous le savez sans doute, Brandie est une agence de communication montpelliéraine ! Nos (super) bureaux se trouvent donc dans le centre de Montpellier (6 rue de la Substantion pour être précis, dans le quartier des Beaux-Arts pour ceux qui connaissent).
Ce que vous ignorez peut-être, c’est que Brandie dispose également d’une antenne à Paris, notamment avec Virginie Pechet, Directrice du développement de l’agence, de Réalisateurs vidéos mobiles et de moi-même, Baptiste, Chef de projet digital.
Cette nouvelle antenne répond aux besoins de nos clients actuels mais également aux ambitions de développement de Cédric Fabre, notre boss à tous, ainsi qu’aux ambitions de toute une équipe.
Bureau VS Espace de Coworking
Problème n°1 quand on veut installer son agence à Paris : le coût des bureaux à Paris !
Comme vous le savez si vous êtes en région parisienne ou comme vous vous en doutez si ce n’est pas le cas, Paris c’est cher ! C’est cher pour tout, mais surtout pour pouvoir prendre des bureaux.
En attendant, Virginie et moi partageons notre temps entre espaces de Coworking, Télétravail et rendez-vous client.
Virginie est notamment présente chez Nextdoor (Issy village et Gare de Lyon) et je suis pour ma part présent à la Sation F, plus grand campus de Start-up au monde dans le XIIIème.
Une façon de travailler qui présente de nombreux avantages, dont voici les principaux :
- On rencontre un tas de monde !! Logiquement, le fait de travailler à plusieurs endroits entourés d’autres gens qui bossent nous permet d’être dans une dynamique stimulante et de faire énormément de contact. Les business sont très différents et sont riches d’enseignement et de rencontres au quotidien : du jus de fruit bio local au cabinet de formateurs spécialisés en commercial et RSE en passant par du testing utilisateur en vidéo ! Bref, une ouverture d’esprit constante qui fait du bien !
- Si c’est moins le cas à Montpellier, aller tous les jours au bureau peut vite vous faire perdre 2 à 3h / jour. Le temps perdu dans les transports, c’est autant de temps où on ne peut pas être productif. On se doute que personne n’est fan du métro-boulot-dodo, mais comme nous avons le choix, nous pouvons aller travailler dans des espaces de Coworking proches de chez nous (moins de 20 minutes).
- Nous ne sommes pas pris à la gorge pour payer le loyer de nos bureaux en attendant de fédérer de nouveaux clients sur Paris. C’est donc une solution plus économique pour nous
Le Télétravail
Que ce soit pour les membres de la team à Montpellier ou pour nous à Paris, le télétravail, un ou plusieurs jours par semaine, est pour nous une vraie chance.
En effet, même si il est important d’aller régulièrement au bureau pour le suivi de projet et pour cultiver notre cohésion d’équipe et d’agence, le télétravail est une façon de travailler que nous prônons, quand c’est bien sûr possible !
Même si de nombreuses entreprises sont encore frileuses à cette pratique, notamment par peur que leurs employés passent leur journée en Slip devant la TV, le télétravail présente de nombreux avantages, pour les employés mais aussi pour les entreprises :
1/ Diminution du stress et de la fatigue
Travailler au moins un jour chez soi par semaine permet réellement d’être moins stressé ! Vous êtes assuré de ne pas galérer dans les transports, de ne pas vous faire tremper par la pluie ou encore éclabousser par le bus avant votre rendez-vous (#truestory…). Un jour de télétravail est une vrai bouffée d’oxygène au milieu d’une semaine déjà bien remplie.
Une bouffée d’oxygène qui permet également d’alléger la semaine du côté de la fatigue, le reste est logique : moins de stress + moins de fatigue + moins de mauvaises énergies = plus de satisfaction = travail plus qualitatif.
2/ On est plus productif ! Si si je vous assure !
Ne confondez pas télétravail avec RTT. Partons du principe que vous avez confiance en votre équipe, et que vos collaborateurs vont réellement travailler pendant cette journée de télétravail.
Cela dépend bien sûr de la taille de votre entreprise, mais il est très facile de voir si le boulot a été fait. Le fait d’économiser le temps de transport et d’être chez soit suffit à motiver vos collaborateurs et à les rendre plus productifs.
Bien sûr, pour que ces nouvelles façons de travailler soient possibles, il faut trouver des moyens de pouvoir collaborer à distance. Heureusement, en 2018, de (très) nombreux outils nous permettent de gérer tout cela parfaitement.
Je vous propose donc de découvrir les outils que nous utilisons au quotidien chez Brandie.
Outils collaboratifs
Soyons honnête, travailler à distance de manière efficace nécessite quand même d’avoir de l’organisation et de mettre en place une méthodologie !
Voici les outils que nous utilisons au quotidien pour collaborer. Ces outils ont d’ailleurs l’avantage d’être totalement gratuits ou au moins de proposer une version gratuite digne de ce nom.
1/ Slack
Voilà l’outil sur lequel nous passons sûrement le plus de temps pour travailler tous ensemble, que ce soit via notre espace de travail pour Brandie (ci-dessous en photo) ou bien sur d’autres espaces de travail que nous avons créé pour nos clients.
Slack est une plateforme de communication collaborative. Concrètement, c’est un outil de chat ultra puissant qui nous permet d’échanger et d’avancer ensemble sur les différents sujets / thématiques de travail.
Sur Slack, vous avez la possibilité de créer plusieurs fils de discussion (appelés “Channels” ou “Chaînes”). Pour Brandie, nous avons donc plusieurs chaînes pour séparer les différents sujets (stratégie digitale, blog, clients, etc) afin de mieux s’y retrouver.
Dans chaque chaîne, vous pouvez discuter, commenter certains messages et partager des fichiers. La limite d’envoi des pièces jointes est de 1Go, de quoi envoyer la plupart de vos fichiers.
Vous pouvez également envoyer des messages privés à tel ou tel collaborateur et passer des appels audio. Les appels vidéo sont également disponibles sur Slack mais uniquement en version payante.
Les avantages de Slack :
1/ Un outil simple et efficace
Slack est un outil très simple ! La prise en main est donc ultra rapide et ne nécessite aucune connaissance particulière. Le côté moins formel de l’outil permet d’envoyer des messages cours et d’avoir des discussions construites et productives.
2/ Limite les boucles d’e-mails interminables !
Fw : Fw : Fw : Fw : Fw : Fw : Urgent !!
Ça vous dit quelque chose ce genre d’objet d’e-mail ?
Les e-mails sont très importants, notamment pour conserver des traces écrites et pour formaliser davantage certains échanges.
En revanche, il n’est pas rare de se retrouver avec des boucles d’e-mails interminables qui prennent un temps fou à lire et à répondre.
Slack permet, pour les sujets moins importants ou tout simplement pendant les étapes de validation / réflexion / création, d’avancer beaucoup plus vite. Une réponse peut tenir en 4 mots alors qu’elle aurait fait 20 lignes dans un mail.
3/ Version gratuite et en français
Slack est disponible en français (depuis quelques mois) et propose une version gratuite. Les principales limites de la version gratuite sont les appels vidéo non-disponibles et la limitation d’archivage des messages. Passé la barre de 10.000 messages, les plus anciens s’auto-détruiront, sauf si bien sûr vous optez pour un abonnement payant (6,25€ / mois / utilisateur actif en facturation annuelle).
Notre conseil :
Slack est accessible directement en ligne depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone mais on vous conseille de télécharger les applications Slack qui sont très bien conçues et disponibles sur Desktop (MAC & PC) et sur smartphone (Androïd et iOS).
Si vous souhaitez en savoir plus ou tester Slack, vous pouvez visiter leur site web en cliquant ICI.
2/ Trello
C’est l’un des outils qu’on utilise le plus pour travailler sur nos projets agence, notamment sur les projets de nos clients.
Pour simplifier au max, Trello est un véritable tableau de bord de nos projets. Pour chaque projet et pour chaque client, nous créons une équipe sur Trello et ajoutons toutes les thématiques de ces projets.
Trello fonctionne de la façon suivante :
1/ Créer une équipe
C’est à dire un tableau de bord général qui va correspondre à chaque projet ou à chaque client.
Vous pouvez switcher rapidement vers une autre équipe à n’importe quel moment.
Dès le début et en version gratuite, votre équipe sera privée et seuls les collaborateurs que vous inviterez pourront y avoir accès et voir les infos partagées.
2/ Créer des Tableaux
Créer différents “tableaux” pour correspondre à chacun des sujets / thèmes de votre activité ou de votre projet. Par exemple, chez Brandie nous avons les tableaux suivants :
3/ Créer des Listes
À l’intérieur de chaque “tableau”, vous pouvez ajouter différentes “listes” pour noter par exemple l’état d’avancement de chaque tâche.
Nous utilisons par exemple Trello comme Calendrier Social Media pour l’un de nos clients et avons donc plusieurs listes pour séparer les étapes, de la création à la publication en passant par la validation.
Ici, nos listes sont :
- code couleur (pour voir en un coup d’oeil)
- contenu à créer
- en attente de validation
- validé
- à programmer / publier
- programmé / publié
Mais vous pouvez créer les listes selon vos besoins et adapter l’utilisation de Trello à votre activité.
4/ Créer des cartes
À l’intérieur de chaque liste, vous pouvez ajouter une carte, correspondant à une tâche précise, à l’intérieur de laquelle vous pouvez :
- discuter
- ajouter des éléments (ajouter des fichiers ou connecter votre compte Google Drive par exemple)
- créer une check liste en listant tous les éléments à effectuer pour compléter la tâche
- ajouter une étiquette couleur
- ajouter une date d’échéance (deadline)
- etc
Si vous souhaitez en savoir plus ou tester Trello, vous pouvez visiter leur site web en cliquant ICI.
3/ Venngage
Côté créa, on a aussi notre outil fétiche ! Il s’agit de Venngage, un puissant outil collaboratif qui va permettre de créer des templates, que ce soit pour des visuels à publier sur les réseaux sociaux (style Canva), des infographies, ou encore des présentations.
C’est un outil que nous utilisons pour l’agence et pour nos clients et grâce auquel tout le monde peut collaborer, valider et télécharger les éléments directement en ligne.
Venngage propose également une version gratuite limitée. Si vous voulez en savoir plus cliquez ici.
Cela permet de collaborer à distance sur des présentations ou des templates, sans être obligé de se renvoyer 50 versions d’un même document Photoshop ou autre.
4/ Zoom
Zoom est l’un des leaders du marché des outils de réunion / conférence en ligne. Une sorte de Skype amélioré qui permet de faire de nombreuses choses comme des réunions à distance, des webconférences, etc.
Grâce à Zoom, vous pourrez organiser vos réunions / présentations à distance en partageant votre écran et vos documents de manière beaucoup plus intuitive.
Zoom propose également une version gratuite intéressante. En revanche, vos réunions de groupe seront limitées à 40 minutes. Vous devrez donc recréer une réunion si vous avez besoin de plus de temps.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de Zoom.us
5/ Les incontournables : e-mail, téléphone…
Bien entendu, nous utilisons ces outils pour simplifier au maximum notre collaboration et avancer plus rapidement. Cela ne nous empêche pas d’envoyer des e-mails ou de prendre notre téléphone, mais grâce à cela nous limitons ces échanges qui prennent en général beaucoup plus de temps.
Nos conseils
Ces outils sont ceux que nous utilisons au quotidien et que nous vous recommandons d’utiliser. Ils existent bien entendu de nombreux outils concurrents qui sont parfois bien pensés et pratiques. Nous vous conseillons de les tester et de sélectionner ceux avec lesquels vous vous sentez le plus à l’aise, car vous risquez d’y passer pas mal de temps 😉
Si vous utilisez d’autres outils, n’hésitez pas à les partager en commentaire sous l’article 😉
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